Questions fréquentes
Demandes de location
Qui peut louer les salles de la Castillo ?
Tout le monde !
Particuliers, entreprises, associations, agences, services administratifs, écoles, artistes …
Les tarifs varient selon le type de location.
Comment se passe une demande de location ?
Vous vérifiez la disponibilité des salles auprès du bureau de la Castillo :
Par mail tous les jours ou par téléphone les mardis et jeudis de 9h à 12h.
Le reste de la semaine il y a un répondeur qui ne prend pas de messages.
Si la salle est libre, vous remplissez le formulaire de demande de location (disponible sur le site internet de la Castillo) et vous l’envoyez à castillo@lereflet.ch
Quelques jours après votre demande, on vous confirme la location et on vous envoie un contrat.
Puis-je louer les salles pour quelques heures seulement ?
Non. La location à l’heure ou à la demi-journée n’est pas pratiquée.
Demandes de visites
Puis-je visiter les salles ?
Oui. Vous pouvez prendre rendez-vous avec le bureau de la Castillo et visiter les salles du lundi au jeudi, entre 8h30 et 17h30.
Nous vous proposons deux types de visite selon l’étape de l’organisation de l’événement :
La visite commerciale pour découvrir les salles, les différents espaces à louer, se projeter dans l’événement et prendre une décision de location.
La visite technique pour discuter des aspects logistiques et organisationnels, des plans de salles, des lumières, du son, etc.
Vos interlocuteurs seront différents selon les étapes et les besoins.
Configuration et aménagement des salles
Combien de tables et combien de personnes puis-je mettre dans la salle ?
Tout dépend du type d’événement : conférence, banquet, loto, mariage …
Adressez-vous au bureau de La Castillo et consultez le plan de configuration des salles en ligne notre site internet ici
La Castillo dispose-t-elle de moyens audio-visuels ?
Oui ! Toutes les infos se trouvent sur la Fiche Technique de la salle : voir la fiche technique
Un régisseur audio-visuel est à votre disposition pour vous renseigner.
Remise des clés
A quelle heure puis-je entrer dans la salle ?
L’heure d’entrée dans la salle figure sur votre contrat.
Elle dépend des enchainements prévus entre une manifestation et une autre.
Elle dépend aussi de la mise en place de votre salle, à savoir si c’est vous qui installez les tables et les chaises, ou si c’est l’équipe de la Castillo qui s’en occupe.
Dans tous les cas, vous fixez l’heure d’entrée avec le Responsable d’exploitation de la Castillo.
Comment ça se passe pour les clés ?
Le jour de l’état des lieux d’entrée et de la remise des clés se concorde avec le Responsable d’exploitation de la Castillo qui prend contact avec le locataire quelques jours avant l’événement.
Horaires autorisés
On peut rester jusqu’à quelle heure dans les salles ?
L’heure de fin de votre manifestation figure sur le contrat de location.
Mais pour entrer et rester dans la salle jusqu’à la fin de votre événement, vous devez avoir le POCAMA : l’autorisation cantonale délivrée par la Police du commerce et des manifestations. Car toutes les manifestations, rassemblements, spectacles, conférences, soirées, expositions, évènements sportifs, etc. doivent être autorisés.
La demande se fait en ligne, sur le site du Canton de Vaud : accéder au formulaire
Usage de la cuisine
Est-ce qu’on peut cuisiner dans la cuisine de la Castillo ?
Non ! Il est strictement interdit d’y cuisiner. (Cf. conditions générales).
La cuisine de la Castillo n’est pas une cuisine de production, mais une cuisine de régénération, équipée pour réchauffer les plats, faire les mises en place et se servir des machines à laver la vaisselle. En cas de cuisson, le détecteur de fumée déclenche l’alarme automatique et lance un appel à la Centrale des Pompiers qui interviennent à la Castillo.
Toute intervention des Pompiers est aux frais du locataire.
Traiteurs
Avez-vous une liste de traiteurs qui travaillent avec la Castillo ?
Non. La Castillo ne propose pas de liste de traiteurs aux locataires.
Vous avez le libre choix du traiteur mais assurez-vous d’avoir une copie de la licence traiteur à joindre au contrat de location.
Nettoyages
Proposez-vous un forfait nettoyage ?
Oui. Pour la location de la Grande Salle il y a un forfait de 200.- CHF.
Pour les petites salles, on ne propose pas de forfait nettoyage.
En règle générale, le locataire range la salle après son événement, débarrasse ses déchets, jette ses poubelles dans les containers à l’extérieur du bâtiment et rend les locaux dans le même état qu’à l’entrée dans les lieux.
Facturation
A quel moment dois-je payer ma location, avant ou après mon événement ?
La facture de location est envoyée par courriel après l’événement.
Elle comprend :
Les coûts de location qui figurent sur le contrat
Les coûts des éventuelles prestations complémentaires
Les coûts de nettoyage
Exceptionnellement, lors d’une location pour un mariage, la facture est envoyée à l’avance et doit être payée un mois avant la date de la location.
Puis-je verser un acompte avant mon événement ?
Oui. Sur demande, vous pouvez recevoir la facture avant l’événement et payer une première partie. Le montant total doit être impérativement payé dans le mois qui suit l’événement.
Puis-je demander un arrangement de paiement ?
Exceptionnellement et sur demande, à réception de la facture, vous pouvez obtenir un arrangement pour payer en plusieurs fois.
Remboursement des frais de location de la Grande Salle
Qui a droit au remboursement ?
Le remboursement concerne uniquement les sociétés locales à but non lucratif dont le siège est à Vevey.
Que dois-je faire pour me faire rembourser ?
Il faut s’adresser au service de la Culture de la Ville de Vevey et fournir :
- Les statuts signés de l’association
- La copie de la facture de location
- La preuve de paiement
- Les coordonnées bancaires
On peut se faire rembourser une seule fois par année.
Contact
Pour les demandes de disponibilités, location et visites des salles :
Emmanuelle Mazzitti
E-mail : castillo@lereflet.ch
Tél : +41 (0)21 925 94 93
Mardi et jeudi 09h-12h